Archiviazione delle email: perché è essenziale per la tua azienda
Le email sono molto più di un semplice strumento di comunicazione. Ogni giorno accumulano una grande quantità di informazioni preziose per l’azienda, trasformandosi in un vero e proprio deposito di dati strategici. Per le PMI, la gestione di queste informazioni è essenziale per preservare conoscenze interne, proteggersi legalmente, ottimizzare i costi e migliorare la produttività.
Perché archiviare le email?
Il problema principale è che le caselle di posta tradizionali non sono progettate per conservare e gestire email in modo sicuro e centralizzato per lunghi periodi. Avere un sistema di archiviazione consente di liberare il server di posta da volumi eccessivi di dati, semplificare i backup e ridurre i costi di storage.
Come funziona l’email archiving?
Un sistema di archiviazione delle email si integra facilmente con il server di posta aziendale e permette all’amministratore di scegliere quali messaggi salvare, quando farlo e per quanto tempo conservarli. L’archivio offre un’interfaccia intuitiva, rendendo semplici sia la consultazione dei messaggi archiviati sia la gestione di grandi volumi di dati, senza compromettere la velocità o l’usabilità per gli utenti.
Investire in un sistema di archiviazione per le email non solo protegge i dati e supporta la conformità alle normative, ma riduce i costi IT e potenzia la produttività aziendale.
Le aziende possono così beneficiare di una gestione delle informazioni più sicura, efficiente e indipendente.
I Vantaggi dell’archiviazione delle email
- Protezione contro la perdita dei dati: spesso le email di rilevanza aziendale rischiano di andare perse, magari eliminate per errore o intenzionalmente da un dipendente. Con l’archiviazione, ogni messaggio in entrata e in uscita viene automaticamente salvato, riducendo il rischio di perdite irreparabili.
- Conformità legale e sicurezza: le normative richiedono la conservazione delle comunicazioni aziendali per un certo numero di anni. Un sistema di archiviazione centralizzato consente di garantire che le email siano conservate a lungo, a prova di manomissione e facilmente recuperabili per eventuali richieste o esigenze legali.
- Riduzione dei costi: archiviare le email in un sistema dedicato riduce i requisiti di storage sul server principale, abbassando i costi associati. Gli utenti possono accedere autonomamente alle email archiviate e il tempo di backup del server di posta si riduce significativamente.
- Maggiore produttività per i dipendenti: un archivio centralizzato e facilmente accessibile permette ai dipendenti di consultare rapidamente le email archiviate, riducendo i tempi di ricerca.
- Indipendenza dal server e dai provider: un sistema di archiviazione permette di accedere alle email anche se il server di posta è fuori servizio, garantendo la continuità operativa. Inoltre, consente all’azienda di mantenere il controllo delle proprie email senza dover dipendere da fornitori esterni.